Windows分享資料夾問題

今天在公司的公用資料夾發生一個小問題
因為不知所以然
想請問大家這個問題的改善方式

公司內部有提供公用資料夾給同仁取用
並且依部門區分群組與資料夾
今天發生的狀況是
A部門定期會發布文件到C資料夾提供B部門取用
(C資料夾為A、B部門共用)
過往負責發布的同仁都會在他本機上把檔案丟到C資料夾

但今天該同仁突然換了個方式
他從A部門資料夾直接複製貼上到了C資料夾中
於是那些檔案就跟著A部門的權限進到C資料夾中了
導致B部門看不見那些檔案

目前的解決方案是請該同仁恢復過往的作業方式
一樣從本機複製檔案上去C資料夾
避免這個狀況發生

但還是想知道
遇到這種狀況
有什麼方式可以調整與排除?