請問共用excel檔,事務機傳真無法在另外開啟?

目前有一個excel通訊錄,放在server 用共用資料夾分享
讓需要傳真的人直接能抓到客戶資料,然後傳真
但發現事務機傳真功能要抓取通訊錄時,一次只能讓一個人開啟,同時有第2個人要抓取就不能開了

請問還有甚麼做法能達到想要的效果?

事務機為Ricoh C5000
Server 2008R2 STD